Gästelisten effektiv und datenschutzkonform verwalten

Dokumentationswahnsinn in Zeiten von Corona

Seit Anfang Mai können wir wieder mehr Freiheiten genießen. Die Corona-Pandemie zwang uns zu vielen Verzichten. Friseur- oder Restaurantbesuche konnten lange nicht wahrgenommen werden. Nun erfahren wir wieder mehr Möglichkeiten, aber unter besonderen Bedingungen. Mussten Sie sich auch schon in Gästelisten eintragen, weil Sie mit der Familie mal wieder beim Italiener sind oder die Corona-Notfrisur wieder gerichtet werden musste?

Durch die Corona-Pandemie sind Gastronomen, Friseurbetriebe und andere Dienstleister, die körpernahe Dienste erbringen, wie zum Beispiel Massagestudios verpflichtet, Gästelisten oder Kundenlisten zu führen. Diese dienen dazu, im Falle einer auftretenden Corona-Infektion die Infektionswege nachverfolgen zu können.

Das heißt, wenn z.B. ein Gast Ihres Restaurants zehn Tage nach dem Restaurantbesuch positiv auf COVID-19 getestet wird, muss das Gesundheitsamt die Kontakte des Infizierten nachvollziehen können. Folglich werden sie z.B. bei Ihnen als Restaurantbetreiber nachfragen, welche Gäste zur gleichen Zeit wie der Infizierte im Restaurant anwesend waren. Um diese Nachfrage sicher beantworten zu können, müssen Sie Gästelisten führen, die Name und Vorname des Gastes, seiner Begleiter und die Kontaktdaten enthalten.

Welche Möglichkeiten haben Sie, um diese Anforderungen zu erfüllen? Wir stellen Ihnen nachfolgend einige Methoden vor, die aktuell hier und da anzutreffen sind. Wie ist das mit dem Datenschutz, wenn Sie Ihre Kontaktdaten in Listen einpflegen und was dürfen Sie als Betreiber mit den Listen machen oder nicht? Viele Fragen, die sich die Betroffenen stellen.

Wer schreibt, der bleibt – Gästelisten in Papierform

Restaurantbetreiber, Friseure usw. können Papierlisten auslegen, in denen sich die Gäste mit ihren Daten eintragen. Was ist dabei zu beachten?

• Sie müssen darauf achten, dass sich alle Gäste eintragen.
• Die Eintragungen der anderen Gäste dürfen für keinen Gast einsehbar sein, also sind Excel-Listen mit einer Reihe aller Gäste nicht zulässig! Hier ist ganz schnell eine Grenze des Datenschutzes überschritten!
• Die Listen müssen Sie nach einer vorgeschriebenen Zeit datenschutzkonform vernichtet. Die Frist beträgt in den meisten Bundesländern vier Wochen.
• Die gewonnenen Daten dürfen Sie auf KEINEN Fall z.B. für Werbezwecke nutzen.

Es werden also Einzelblätter genutzt, die Sie jeden Gast vorgelegen und dann nach der Aufbewahrungsfrist vernichten.

In der Realität sieht es oft so aus, dass alle Gäste sich auf ein und demselben Blatt eintragen. Oft werden Sie für die Eintragung auch unbeobachtet gelassen. Diese Situation könnte nun auch ausgenutzt werden, indem ein Gast sich die Liste abfotografiert. Ein Schelm, wer hier böses denkt!

Digitale Registrierung der Gäste via QR-Code

Eine Vielzahl von Anbietern offeriert Lösungen, bei denen an jeden Tisch oder auf jeder Speisekarte ein QR-Code angebracht ist, den Sie als Gäste abscannen müssen. Dann öffnet sich in Ihrem Smartphone eine Anmeldemaske, in welche Sie Ihre Personendaten eintragen.

Die Daten stehen Ihnen als Geschäftsinhaber nicht zur Verfügung. Die Anbieter löschen die Daten automatisch nach der vorab definierten Aufbewahrungsfrist. Für Sie als Geschäftsinhaber entstehen Kosten, die die Systemanbieter fordern.

Vorteile dieser Lösungen liegen klar im Datenschutz, denn andere Gäste können Ihre Daten nicht einsehen. Da dem Geschäftsinhaber Ihre Daten ebenfalls nicht vorliegen, können sie auch nicht für werbliche Zwecke missbraucht werden.

Gästelisten via Zahlung mit EC- oder Kreditkarte

Wenn ein Gast oder Kunde die Dienstleistung bei Ihnen nicht in bar sondern mit EC- oder Kreditkarte bezahlt, kann das Gesundheitsamt im Falle einer Nachfrage die Gäste oder Kunden über die Zahlungsdienstleister erfahren.

Teilweise erlauben die Bundesländer, dass sich Ihre Kartenzahler nicht in Ihren Gästelisten eintragen müssen, teilweise wird dies für alle Ihre Gäste gefordert.

Digitale Gästelisten mit der City-Card

In vielen Gegenden werden sogenannte City-Cards angeboten, mit denen Karteninhaber bei jedem Einkauf bei teilnehmenden Händlern oder Dienstleistern pro Euro einen festgelegten Betrag auf der Karte gutgeschrieben bekommen.

Wenn Sie als Restaurant oder Friseur an einem solchen System teilnehmen, können Sie durch die Vorlage der City-Card den Gast oder Kunden identifizieren und können im Falle einer Nachfrage eine Liste der in Frage kommenden Personen an das Gesundheitsamt melden.

Die Personendaten von Karteninhabern, die im Kartenantrag keine Marketingfreigabe erteilt haben, stehen Ihnen als Geschäftsbetreiber nicht zur Verfügung. Diese kann der Systembetreiber aber direkt an das Gesundheitsamt melden.

Mehrere Lösungen zur Eindämmung der Pandemie

Es gibt verschiedene Wege, den gesetzlichen Vorgaben zur Nachverfolgbarkeit von Kontaktketten Genüge zu tun. Diese basieren zum Teil auf dem Führen manueller Listen oder auf elektronischen / digitalen Lösungen.

Beim Führen manueller Listen ist unbedingt der Datenschutz einzuhalten. Die Vernichtung der Listen nach Beendigung der Aufbewahrungsfrist, das Verhindern der Nutzung der Gästedaten auch zum Beispiel durch das Personal für deren private Zwecke, sind unbedingt zu beachten.

Hier können Fehler unangenehme Strafen aus dem Bereich Datenschutz nach sich ziehen. Und die nicht mehr so neue DSGVO sieht für Verfehlungen empfindliche Strafen vor.

Was ist gefordert und was erleben wir?

Diese Gefahr besteht für Sie bei elektronischen Lösungen naturgemäß nicht, da die Systeme datenschutzkonform aufgesetzt sind und so auch geprüft wurden. Meistens kosten die Lösungen Ihnen aber eine Nutzungsgebühr. Bei bereits vorhandenen City-Cards oder anderen Kundenkarten entstehen Ihnen hingegen keine Zusatzkosten.

Übrigens müssen auch Sportvereine nachweisen können, wer wann trainiert hat. In NRW hat der Hockeyverein TV Jahn Hiesfeld e.V. hierfür Mitgliedskarten ausgeteilt. Zum Trainingsbeginn und –ende scannen die Sportler am Rasenrand über ein Terminal ihre Mitgliedskarten. Im Hintergrundsystem ist ersichtlich ob Max oder Lisa Mustermann auf dem Platz war. Ebenfalls wird ein Zeitstempel gesetzt und im Fall des Falles können ebenfalls anwesende Sportkammeraden identifiziert werden. Die Meldung dazu finden Sie hier.